月曜日の仕事術

仕事
Colleagues giving a fist bump

月曜日は週の始まりです。

私が”とある”コンサルティングファームの管理職として働き

自社のメンバー+他社のメンバーの合計20人程度のチームの進捗管理を任されていたときの、月曜日の仕事のやり方について、今回は書いておこうと思います。

月曜日にやるべきタスク

・残業で週末働いた人がいる(自分も含めて)のケア
・今週の進捗報告の準備
・今週ゴールの再認識(+α)
・タスクの組み換え要否の検討

残業で週末働いた人がいる(自分も含めて)のケア

月曜日は、週末お休みをとり、ゆっくりと過ごした人もいれば、遊び疲れて早く帰りたい人、週末働いたので、今日は勘弁してもらいたい人がいます。

そんなメンバーの状況をまずは把握することから始めます。

負荷をかけてもいい人、そうでない人の選別
モチベーションが高い人の把握
今日は早く帰って明日以降に頑張ってもらううかの判断

働いている皆さんは、心のある人間です。間違った言動をとれば、モチベーションは下がるし、不満もでてきます。

一人一人、癖がありますし、全員のことを考えてなんてということはできないのですが、最大に疲れているなという人のことだけは優先的に考えるようにしていました。

今週の進捗報告の準備

プロジェクトワークは、常に前週からの進み、進捗をチェックされます。パフォーマンスはどうか。スケジュール通り、チームの作業がないのか。遅延がないのか。先週合った遅延を解消する動きはとれているのか。

などなど、進捗の報告をするための準備を始めるのが月曜日でもあります。

先週やるといった、遅延の解消プランが実行されていなければ、指摘されますし、今起きつつある問題もきちんと把握しなければいけません。

もっというと報告すべきレベルの問題なのか、どうでもいい問題なのか、後で取り戻せるので、PMに伝えて邪魔されるよりは、放置がいい小さな問題なのか、今起きてることを再認識する必要があるのも、月曜日です。

週末自分が、そのことを忘れてしまうということはないとは思いますが、週のスタートの月曜日だからこそ、見落としがないように丁寧な確認をしていました。

今週ゴールの再認識(+α)

先週からの進捗を思い出せば、今週完了まで、持っていけるかのタスクの確認が必要になります。これも忘れているわけはないのですが、ゴールに向けてチームメンバーが本当に進捗しているのか確認をしていきます。

すでに何週間も一緒に働いている人であれば、少し報告内容に誤りがあるひと、信頼を置ける人というのはわかってきます。また、問題ないという人ほど、わかっていない可能性があるので、より話を広げて、今の状況を確認します。

そして、メンバーのタスクを細分化し、どこまでが今週のゴールなのかをお互い認識するのが月曜日です。

タスクの組み換え要否の検討

また、タスクを細分化し、実は必要なくなった作業や、増えてしまった作業があれば、どう対応するのかも、月曜日に決めます。

残業するのか、誰かできる人を探すのか?

そもそも対応不可で、プロジェクトに助けを求めるべき状況なのかも見極めます。また、助けを求めるのであれば、今すぐなのか、今週の進捗会議の場なのかも検討します。

それが月曜日です。

むすび

People at after work at a pub

月曜日というのは、週の仕事の開始日なので、残り4日もあると発想をしがちですが、良いスタートダッシュを切れないと、無駄な作業を発生させ、時間をロスする可能性も高まります。

無駄がなければ、残りの4日も価値のある4日となりますが、間違いに気づかないまま、1日過ぎてしまったら、またそれが、20人すべてのメンバーに影響があれば、20人日分の作業を遅らせてしまうことになります。

だからこそ、月曜日というのは、とても大事につかっていました。

既に、この管理の仕事からは、引退してはおりますが、想像するだけで、緊張感が戻ってきます。

余裕のある月曜日こそ、大きく流れを見れる週で一番キーとなる日だと思って、慎重に対応していきましょう。

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